1. Vem är ansvarig?
Högeruds Hembygdsförening är personuppgiftsansvarig för medlemsansökningar och föreningens medlemsregister. Frågor om personuppgifter, rättelser, avregistrering och andra integritetsärenden kan skickas till styrelsen via kontaktuppgifterna på föreningens webbplats. Föreningens aktuella kontaktadress ska kontrolleras av styrelsen före denna policy börjar gälla.
2. Vilka personuppgifter samlar vi in?
När du söker medlemskap anger du ditt namn, din e-postadress och om du önskar enskilt medlemskap eller familjemedlemskap. Vid familjemedlemskap kan du frivilligt ange antalet personer i hushållet; vi begär inte övriga familjemedlemmars namn.
Vid handläggning lagrar vi även tilldelat medlemsnummer, aktuellt medlemsår, medlemsavgift, betalningsstatus, ansökningsdatum, ditt val om föreningsinformation samt datum och version för den integritetspolicy du har tagit del av. Vi begär inte personnummer, telefonnummer eller postadress. Webbplatsens tekniska leverantörer kan även hantera nödvändiga säkerhets- och anslutningsuppgifter, till exempel IP-adress, för drift och skydd mot missbruk.
3. Varför behandlar vi uppgifterna och med vilken rättslig grund?
- Medlemsansökan och medlemsadministration: registrera ansökan, tilldela medlemsnummer, föra medlemsregister och hantera förnyelser. Rättslig grund: åtgärder inför och fullgörande av medlemsavtalet, artikel 6.1 b GDPR.
- Avgift och medlemsrelaterade besked: skicka medlemsnummer, betalningsinformation och påminnelser om årsavgiften. Rättslig grund: medlemsavtalet, artikel 6.1 b GDPR.
- Bokföring: bevara de betalnings- och räkenskapsuppgifter som krävs enligt tillämplig bokföringslagstiftning. Rättslig grund: rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR.
- Föreningsinformation: informera om föreningens nyheter, årsmöten, aktiviteter och egna arrangemang. Föreslagen rättslig grund: berättigat intresse efter dokumenterad intresseavvägning, artikel 6.1 f GDPR. Du kan alltid välja bort dessa utskick utan att det påverkar medlemskapet.
- Säkerhet: förebygga missbruk av ansökningsformuläret och skydda systemet. Rättslig grund: berättigat intresse efter intresseavvägning, artikel 6.1 f GDPR.
Vi använder inte en obligatorisk kryssruta som GDPR-samtycke för att behandla nödvändiga medlemsuppgifter. För att bli medlem behöver du däremot lämna namn och e-postadress; annars kan vi inte behandla din ansökan digitalt.
4. E-post och dina kommunikationsval
I ansökan finns en förvald men frivillig ruta för föreningsinformation via e-post. Den kan avmarkeras. Rutan gäller enbart medlemsinformation, aktiviteter och egna arrangemang – inte reklam för andra företag. Vi behandlar den som en kommunikationspreferens, inte som ett GDPR-samtycke. Förutsättningen är att föreningen har dokumenterat sin intresseavvägning. Om framtida utskick kräver samtycke ska ett separat aktivt samtycke inhämtas.
Om du väljer bort föreningsinformation kan du ändå få sådana meddelanden som behövs för medlemskapet, exempelvis ditt medlemsnummer, betalningsbesked och påminnelser om kommande års medlemsavgift. Vill du ändra ditt val kan du kontakta styrelsen via föreningens webbplats.
5. Vem får tillgång till uppgifterna?
Endast behöriga funktionärer i föreningen ska ha tillgång till medlemsregistret. Uppgifterna publiceras inte öppet och medlemslistan lämnas inte ut till andra medlemmar eller tredje part för deras marknadsföring.
Vi använder eller planerar att använda tekniska leverantörer för webbplats och databas (Cloudflare) och e-postutskick (Resend). Sådana leverantörer får endast hantera uppgifterna enligt föreningens instruktioner och tillämpliga dataskyddsavtal. Före skarp drift kontrollerar föreningen leverantörernas dataplacering, eventuella överföringar utanför EU/EES och lagliga skyddsåtgärder för sådana överföringar.
6. Hur länge sparar vi uppgifterna?
- Aktiva medlemmar: uppgifterna sparas medan medlemskapet är aktivt.
- Medlemskap som inte förnyas: uppgifter i medlemsregistret tas bort eller avidentifieras senast 12 månader efter att den senaste medlemsperioden avslutades, om medlemskapet inte förnyas. Uppgifter ska raderas tidigare när de inte längre behövs.
- Ansökningar som inte leder till medlemskap: namn och e-postadress tas bort eller avidentifieras senast 12 månader efter ansökningsdatum, om det inte finns ett särskilt dokumenterat skäl till kortvarigt fortsatt bevarande.
- Bokföringsunderlag: räkenskapsinformation som måste arkiveras enligt lag sparas separat från det aktiva medlemsregistret, normalt i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Radering och gallring omfattar också kopior och säkerhetskopior enligt dokumenterade rutiner, med hänsyn till nödvändiga återställnings- och lagkrav.
7. Hur skyddar vi uppgifterna?
Vi begränsar tillgången efter uppdrag och behörighet, använder skyddad inloggning till administrationen och ser över behörigheter när en funktionär avslutar sitt uppdrag. Vi arbetar även med säkerhetskopiering, tekniska skydd och rutiner för personuppgiftsincidenter. Dessa åtgärder ska vara verifierade innan portalen tas i skarp drift.
8. Dina rättigheter
Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar och att få felaktiga uppgifter rättade. I vissa fall kan du begära radering eller begränsning, invända mot behandling som bygger på berättigat intresse eller begära dataportabilitet. Du kan alltid invända mot direktmarknadsföring.
Kontakta styrelsen via föreningens webbplats om du vill använda dina rättigheter. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
9. Automatiska beslut och ändringar
Vi fattar inga beslut om dig som enbart bygger på automatiserat beslutsfattande med rättsliga eller liknande betydande följder och gör ingen profilering av våra medlemmar.
Om policyn ändras publicerar vi en ny version och informerar medlemmarna när ändringen är väsentlig. Nya användningar av personuppgifter kräver egen bedömning av ändamål, rättslig grund och information.